Nieuwestichting.nl

Automatische incasso

Snel naar

Waarom automatisch incasseren belangrijk is voor uw nieuwe stichting

Incasso machtigen

Automatische incasso machtigen

Voor een stichting is het van belang om regelmatige en structurele inkomsten te hebben. Met terugkerende maandelijkse inkomsten kunnen bijvoorbeeld de vaste projectkosten en de overhead van de organisatie gedekt worden.

Omdat een goede doelen stichting afhankelijk is van de goodwill van haar donateurs, is dit niet altijd eenvoudig te bewerkstelligen. Vaak willen mensen wel geven, maar vergeten ze door de drukte hun toegezegde donatie over te maken. Of ze willen wel helpen, maar hebben maandelijks een klein bedrag te geven, waarvan ze wellicht denken dat het niet de moeite waard is om over te maken. En dat terwijl voor u elke euro aan inkomsten telt. Bovendien kunt u niet een betalingsherinnering sturen, zoals een bedrijf dat bijvoorbeeld zou doen. Het gaat tenslotte om giften aan het goede doel, en mensen doen dat vrijwillig. U kunt er geen aanspraak op maken.

Des te belangrijker is het voor een stichting om hier een goede oplossing voor te vinden. Automatisch incasseren geeft u meer grip op maandelijkse inkomsten. U hoeft niet te wachten op de actie van de donateur, maar kunt zelf op een vaste datum de maandelijkse giften of de eenmalige giften van de rekening van uw donateurs afboeken. Natuurlijk heeft u hiervoor eerst wel schriftelijke toestemming van uw donateurs nodig. Daarnaast moet uw stichting een incassocontract met een bank afsluiten.

Wat is automatische incasso?

Bij incasso is er sprake van een overeenkomst tussen een debiteur (uw donateur) en een incassant (uw organisatie). Als incassant stuurt u een machtigingsformulier naar uw klant. Wanneer u dit formulier ondertekend retour heeft ontvangen, mag u incasseren. Men spreekt van automatisch omdat de debiteur, nadat hij machtiging heeft gegeven, niets meer hoeft te doen. U zendt via internetbankieren uw incasso-opdrachten naar uw bank, voor het met uw donateur afgesproken bedrag en tijdstip. Uw bank zorgt vervolgens voor verdere verwerking naar de bank van uw donateur. De bank van uw donateur regelt daarna de afschrijving van het bedrag en de overboeking naar uw bank. Tenslotte schrijft uw bank het bedrag bij op uw rekening. Automatische incasso heet ook wel een machtiging. Een automatische incasso kan eenmalig zijn, maar ook regelmatig.
Automatische incasso is alleen toegestaan nadat de debiteur een schriftelijke machtiging (toestemming) heeft gegeven voor eenmalige of periodieke afschrijving van bedragen van zijn bank- of girorekening. Deze machtiging kan op elk moment worden ingetrokken met een bericht aan de crediteur. Afschrijvingen die door automatische incasso plaatsvinden, kan de debiteur binnen 56 dagen laten terugboeken (storneren) door de bank.

Hoe werkt Incasso?

Eerst moet u een incasso-overeenkomst afsluiten met uw bank. Voor een nieuwe stichting kan dit lastig zijn omdat banken vaak eisen stellen om een incassocontract af te mogen sluiten, bijvoorbeeld dat de stichting langere tijd ingeschreven staat in de KvK of bankiert bij hen. Via OVAS automatische incasso is het echter mogelijk om direct een incassocontract af te sluiten, ook al bestaat uw stichting nog maar een dag.
Vervolgens kunt u algemene machtigingsformulieren of machtigingskaarten in uw eigen huisstijl naar uw klanten sturen met de vraag het in te vullen. Hieronder vindt u meer informatie over hoe zo’n machtigingskaartje eruit ziet. Heeft u dit formulier ondertekend retour ontvangen, dan mag u incasso-opdrachten inzenden naar uw bank, conform het met uw klant afgesproken bedrag en datum.
De incasso vindt plaats door middel van een zogenoemde incassobatch, die u zelf kunt aanmaken via internetbankieren. De bank van uw klant regelt daarna de afschrijving van het bedrag en de overboeking naar uw bank. Tenslotte schrijft uw bank het bedrag bij op uw rekening. U stopt met afschrijven zodra u een intrekking van de machtiging ontvangen heeft.

Wat zijn de kosten?

De kosten verschillen nogal per bank. Het is daarom belangrijk om hier goed onderzoek naar te doen. Zo rekenen sommige banken aansluitkosten, anderen niet. Ook brengen sommige banken maandelijkse abonnementskosten in rekening, terwijl andere banken alleen de kosten per transactie rekenen. Vervolgens hebben banken nog specifieke regels betreffende het maximaal te incasseren bedrag en de frequentie. Dit is belangrijk, want het kan zijn dat uw bank bijvoorbeeld toestemming geeft om maar één keer per maand € 2.000, – te incasseren, terwijl u een toezegging heeft gekregen van 4.000 euro om te incasseren. U bent niet verplicht om via uw eigen bank een incassocontract af te sluiten, dit is mogelijk via elke incassoaanbieder.

Bekijk hier een overzicht van de aanbieders en bijbehorende kosten

Voordelen automatisch incasseren

  • Meer grip op uw maandelijkse inkomsten
  • Toegezegde donaties komen op tijd binnen
  • Minder werk voor zowel u als uw donateurs
  • Beter beheer van uw geldstromen
  • Lage kosten
  • Eenvoudige verwerking in uw administratiepakket
  • U bepaalt (in overleg met donateur) het moment van incasseren, zodat u niet meer afhankelijk bent van actie van uw donateur.

Wat zijn de nadelen van incasso?

Er zijn weinig nadelen aan incasso. Maar we stippen hier toch even een paar aandachtspunten aan.

  • Het kan zijn dat een donateur u geen toestemming geeft om van hun rekening te incasseren.
  • U bent pas zeker van uw geld nadat de terugboekingstermijn (een wettelijke termijn van 56 dagen), en de daaraan gekoppelde verwerkingstermijn bij de banken, is verstreken.
  • Als er niet voldoende saldo staat op de rekening van de donateur, kan het bedrag niet worden afgeschreven (wel kan dan op een later tijdstip een herhalingsopdracht worden gegeven).
  • Veel banken stellen een maximumbedrag aan een incassobatch. Incasseren via OVAS omzeilt dit probleem.

Is een machtiging via internet geldig?

Kern van een geldige machtiging is dat deze ondertekend moet zijn door de donateur. Machtigingen via internet zijn dus alleen geldig als ze zijn uitgeprint, ondertekend en verzonden naar de organisatie die wil incasseren.

Privacy en veiligheid

Een machtiging bevat fraudegevoelige en privacygegevens. Daarom dient u uw klant te vertellen dat hij de machtiging in een gesloten enveloppe naar u moet opsturen. Het is tevens verstandig om hiervoor een antwoordnummer te gebruiken en, indien mogelijk, samen met het machtigingsformulier een geadresseerde retourenveloppe te verstrekken.

Is een machtiging via de telefoon geldig?

Geeft een donateur via de telefoon toestemming voor automatische incasso? Dan moet u binnen een paar werkdagen een brief sturen naar deze persoon. Daarin moet u vragen of de donateur schriftelijk deze toestemming wil bevestigen. In deze brief moet ook het totale bedrag staan en hoe vaak er geld wordt afgeschreven.
Let op: uw stichting kan niet zomaar mensen telefonisch benaderen om toestemming te vragen voor automatische incasso. Toestemming voor automatische incasso via de telefoon mag alleen als de donateur zelf belt, of als u met bestaande donateurs belt.

Hoe lang moet een machtiging bewaard worden?

Schriftelijke machtigingen dient u te bewaren. Kunt u bij een geschil geen ondertekende machtiging tonen, dan bent u verplicht tot restitutie (ook al is de storneringstermijn verstreken) tot 13 maanden na de laatste incasso-afschrijving van de rekening van de klant. Informatie over de bewaar- en de storneringstermijn wordt vermeld in uw Incasso-overeenkomst. U heeft een schriftelijke of telefonische machtiging ontvangen. Bewaart u deze tot 1 jaar na de laatste Incasso-afschrijving van de rekening van uw klant.

Hoe ziet een machtigingsformulier eruit?

Het ontwerp van een machtigingsformulier is vrij. Daardoor kan elke machtiging er anders uitzien. U mag uw machtigingsformulier in uw eigen huisstijl ontwerpen, maar het in elk geval de volgende onderdelen bevatten:

  • Naam van de stichting
  • De reden van afschrijving.
  • Het bankrekeningnummer van de betaler.
  • Naam en adres van de betaler.
  • Handtekening van de betaler en datum.
  • Het bedrag van de incasso

En tevens bij doorlopende machtiging:

  • Frequentie van de doorlopende machtiging.
  • De terugboektermijn.

Voorbeeld machtiging automatische incasso

Voorbeeld automatische incasso Voorbeeld Machtiging Automatische Incasso

Automatische incasso voor stichtingen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Controle vraag: *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>